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SNWeb est une application faisant partie du logiciel ScolWeb permettant la saisie des notes des étudiants par le biais d’une interface Web.

Depuis le début de cette rentrée universitaire, cette solution est mise en place dans mon université et chaque enseignant doit désormais saisir lui-même les résultats des partiels, libérant ainsi les secrétariats d’une énorme charge administrative.

Bien que cette saisie ne prenne finalement  que peu de temps, un report est toujours source d’erreur. Si par hasard vous êtes un fervent utilisateur de Moodle et que vos notes existent déjà sur la plate-forme, il est complétement idiot de les ressaisir.

Partant de ce constat, et grâce à un simple tableur, il est très facile de croiser les notes générées par Moodle et de les injecter dans SnWeb avec une formule de calcul et un peu d’astuces. Dans cette démo nous mettrons en œuvre OpenOffice Calc, cela fonctionnera très bien avec LibreOffice ou même Excel.

Etape 1: Récupérer l’extraction sur SnWeb

Connectez-vous sur l’interface de votre fac, sélectionnez la filière selon la nomenclature et cliquez le bouton Extraire Fichier afin de récupérer les notes au format CSV Extract_SN_WEB

Etape 2 : Récupérer les notes dans Moodle

Dans Moodle, dans Notes du cours et sélectionnez “Tous les participants” puis clic sur l’onglet Exporter,  puis fichier texte.

Pour le séparateur, indiquez point virgule, cochez le devoir à récupérer puis bouton Envoyer puis Télécharger.

Précisons qu’avant cette opération il faudra peut-être calculer des moyennes dans les catégories, mais c’est l’affaire d’un tuto sur Moodle.

Etape 3 : Les deux fichiers dans la même feuille de calcul

Cliquez sur le document SnWeb, OpenOffice affiche une fenêtre avec les paramètres d’importation. Le séparateur est le point-virgule :

2017-01-18_14h08_17

Si tout est correct, votre fichier s’affiche à l’écran avec une liste correctement formatée de colonnes, cliquez sur Ok.

Il faut maintenant “importer” les notes de Moodle, cliquez dans le menu Insertion puis Feuille à partir d’un fichier, désignez le fichier Moodle et validez.

De la même manière que précédemment, il faut préciser le séparateur. Au cas ou des accents sont perdus et remplacés par des codes, modifiez le jeu de caractères en UTF-8.

Pour plus de clarté renommez les deux feuilles :

 

2017-01-18_14h19_04

Etape 4 :  liaison dangereuse entre les deux feuilles

L’idée est de retrouver les étudiants grâce à leur numéro d’identification, cette information est présente sur les deux feuilles et permet à coup sûr de repérer les individus sans risque de confusion ou d’homonymie.

Pour que la formule fonctionne, il faut que les individus soient triés par cet identifiant, dans la feuille Moodle, cliquez sur Données puis Tri, dans les critères vous devez voir les noms des colonnes, si ce n’est pas le cas, cliquez sur Options et activez “La plage contient des étiquettes de colonnes”. Effectuez un tri croissant sur le numéro d’identifiant.

Maintenant activez la feuille Sn_Web et cliquez dans la cellule vide sous la colonne  Note du premier étudiant. Nous avons besoin d’une fonction qui ira chercher les notes dans la feuille Moodle, c’est la partie la plus compliquée du tutoriel pour les non initiés à Excel.

Cliquez sur le bouton Fx (assistant formule) et dans la catégorie Classeur, sélectionnez RechercheV puis Suivant.

Dans “Critère de recherche” cliquez sur le bouton Sélectionner puis sur la cellule de la même ligne contenant l’identifiant de cet étudiant, pour moi c’est A38

Dans ‘Matrice”, cliquez le bouton Sélectionner, puis cliquez sur la feuille Moodle et désignez la plage commençant par la cellule de la seconde ligne sous la colonne des identifications (normalement C2) puis jusqu’à la dernière ligne du tableau et la colonne des notes :

2017-01-18_14h37_38

En gros, il doit avoir un cadre bleu incluant la colonne des identifiants et celle des notes.

Evidemment le nombre de lignes va varier sur votre fichier. Validez la petite fenêtre de de sélection.

Dans “Indice”, il faut indiquer le numéro de la colonne contenant les notes en comptant à partir de la colonne C normalement 5 mais ce sera un autre chiffre si vous avez importé plusieurs notes.

Vous pouvez valider, si la formule est correcte, la note correspondante est inscrite.

Avant de recopier cette formule, il est nécessaire de changer le type de référencement, cliquez sur la formule et sélectionnez cette partie :

2017-01-18_14h44_05

Puis appuyez sur MAJ-F4

Votre formule devient :

2017-01-18_14h45_16

Validez avec Entrée

et recopiez la formule vers le bas en cliquant sur le petit carré en bas à droite :

2017-01-18_14h46_33

 

Etape 5 : Sauvegarde et importation dans SnWeb

Je vous conseille de vérifier les absents, Moodle applique 0 facilement et de porter les mentions ABI et ABJ.

Cliquez sur Enregistrez-sous, nommez le document, et validez le format. Seule la feuille SnWeb est sauvegardée.

Enfin, rendez-vous sur l’interface SnWeb et dans la bonne filière, cliquez sur Importer puis sélectionnez le fichier généré.

Les notes apparaissent maintenant dans votre interface SnWeb.

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