Quels sont les nouveaux outils de communication ?

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Selon la dernière étude Mitel, les entreprises françaises pourraient économiser plus de 6 200€ par employé chaque année en modernisant leurs outils de communication et de collaboration.

Mené conjointement par Vanson Bourne, KelCor et Mitel, avec 2500 professionnels dans 5 pays dont la France, le rapport « Labour productivité survey and communication technologies » examine les dernières tendances dans le domaine de la communication d’entreprise et leur impact sur la productivité et la rentabilité de entreprises.

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Selon l’étude, 49 % des employés français interrogés (soit un peu moins que les 54 % à l’international) passent plus de la moitié de leur temps à communiquer et à collaborer. Mais ils estiment qu’en moyenne 11 % de leur temps total de journée est perdu19 % en raison de l’inefficacité des communications. Il s’agit d’un coût estimé à 6200€ par employé français. De plus, des employés français interrogés considèrent les fonctionnalités de les technologies de communication mises à leur disposition comme étant « médiocres ».

Il n’est pas étonnant de constater que le courrier électronique, le téléphone et le face-à-face restent les trois modes de communication les plus fréquemment utilisés par plus de 96 % des répondants.

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Comparaison entre les méthodes de communication les plus utilisées et celles perçues comme les plus efficaces (au niveau international)

E-mail et téléphone, toujours populaires

Annoncé comme « mort » il y a quelques années, le courrier électronique reste même le moyen de communication le plus souvent utilisé par 30 % des employés français. Et seulement 8 % des Français pensent que son utilisation diminuera dans les 5 ans à venir lorsque 50 %Le « face à face » est, en revanche, le moyen considéré comme le plus efficace par 61 % des Français interrogés. Mais les utilisateurs le conçoivent d’abord et avant tout sous la forme d’une rencontre physique. Parce que seulement d’entre eux seront persuadés de l’utiliser davantage à l’avenir. 32 % des répondants français ont classé la vidéoconférence/vidéophonie parmi les 5 méthodes de communication les plus efficaces. Toutefois, les méthodes privilégiées ne sont pas nécessairement les plus utilisées. De plus, les taux d’utilisation de la vidéo restent extrêmement faibles (environ 1 %) dans les 5 pays suivis par l’étude.

La méthode de communication la plus utilisée par pays.

Chat et vidéo, une implémentation encore difficile

Il est également surprenant de constater le manque de popularité des outils tels que le chat, les espaces coopératifs en ligne, la vidéo ou encore les réseaux sociaux d’entreprise. Ce manque de popularité doit être comparé à une autre statistique fournie par l’étude. Seule une petite fraction des répondants s’interroge sur la qualité ou la mauvaise fonctionnalité des technologies de communication dont ils disposent. Pour la plupart des répondants ( 47 % des utilisateurs français interrogés), s’ils Considérez que certains outils de communication sont inefficaces, c’est en raison d’un manque de planification, de leadership, de formation ! Une statistique qui confirme largement que l’introduction de nouveaux outils de communication tels que Slack ou Teams nécessite une réelle préparation préalable, un véritable changement de culture collaborative au sein de l’entreprise. D’autant plus que 25 % des gestionnaires interrogés considèrent que ce sentiment d’inefficacité des nouveaux médias de communication est lié à la résistance inévitable au changement. Le rapport rappelle que « pour éviter ce piège, les organisations doivent définir correctement leurs objectifs, planifier les déploiements, motiver et former les employés. Dans la plupart des organisations, si les gens comprennent le « pourquoi », ils adoptent généralement le « comment » avec enthousiasme. »

Raisons de l’inefficacité des communications

Raisons de rester optimiste

La bonne nouvelle est que si l’entreprise effectue la formation nécessaire et les efforts de l’organisation, il a toutes les chances de profiter de ces nouveaux outils de communication. Parce que 69 % des collaborateurs en France pensent que de meilleurs outils de communication et de collaboration amélioreraient leur productivité personnelle. 84 % De plus, les employés sont tout à fait conscients du fait que des communications inefficaces ont un impact négatif sur l’entreprise. des Français interrogés peuvent citer au moins une conséquence néfaste pour l’entreprise liée à de mauvaises pratiques de communication.

Problèmes causés par des communications inefficaces

Le rapport note également que « près de la moitié des personnes interrogées souhaitent moins de réunions et de conférences audio. Et quand elles ont lieu, elles veulent que ces réunions soient mieux organisées et gérées. Avec des réunions moins fréquentes mais plus efficaces, 17 %40 % des répondants affirment qu’un ensemble plus cohérent d’outils de communication leur permettrait d’atteindre une augmentation de 18 % des Français interrogés s’attendent à une augmentation de leur propre productivité. La cohérence et l’homogénéité des les outils de communication dans l’ensemble de l’organisation sont des éléments fondamentaux pour tirer pleinement parti du potentiel de ces outils : en France et à l’international, des leur productivité personnelle.

Différentes façons d’améliorer l’efficacité de la collaboration commerciale grâce à l’estimation des gains de productivité

La différence générationnelle n’est pas aussi marquée

Les ISO considèrent souvent que les nouveaux outils de communication sont adoptés plus facilement et plus rapidement par les jeunes générations. Si l’enquête confirme effectivement une plus grande appétit des jeunes pour les discussions et les espaces de collaboration, elle n’est pas aussi marquée ou remarquable qu’on pourrait le penser. Des différences existent, mais les similitudes sont finalement plus remarquables.

Différences dans le perception des outils de communication les plus utilisés selon les générations

En fin de compte, le rapport nous rappelle une évidence : la productivité au travail est profondément affectée par les pratiques et technologies de communication et de collaboration d’une entreprise. Il est cependant regrettable que l’étude ne s’intéresse pas davantage aux nombreuses innovations qui devraient avoir un impact significatif non seulement sur les outils, mais aussi sur les pratiques de communication en 2020 et au-delà : assistants vocaux, technologies de réalité mixte et avatars d’hologrammes (fonctionnalités déjà présentes dans Dynamics 365 via Hololens) par exemple), le rôle croissant des « graphes de connaissances » et de la géolocalisation dans les outils collaboratifs…

Source : Mitel — Rapport sur la productivité en milieu de travail et les technologies de communication

remarquable.

Différences dans la perception des outils de communication les plus utilisés selon les générations

En fin de compte, le rapport nous rappelle encore l’évidence : la productivité au travail est profondément affectée par les pratiques et technologies de communication et de collaboration d’une entreprise. Il est cependant regrettable que l’étude ne s’intéresse pas davantage aux nombreuses innovations qui devraient avoir un impact significatif non seulement sur les outils, mais aussi sur les pratiques de communication en 2020 et au-delà : assistants vocaux, technologies de réalité mixte et avatars d’hologrammes (fonctionnalités déjà présentes dans Dynamics 365 via Hololens) par exemple), le rôle croissant des « graphes de connaissances » et de la géolocalisation dans les outils collaboratifs…

Source : Mitel — Rapport sur la productivité et la technologie sur le lieu de travail