Vous avez passé des heures à peaufiner vos tableaux croisés dynamiques, après avoir suivi les excellents tutoriels disponibles sur le net (j’en connais très bien un d’ailleurs…). Tout est prêt : des segments ajoutés pour une meilleure expérience utilisateur aux champs calculés ajoutés. Et puis, le drame : vous voulez mettre à jour vos données initiales .
Pourquoi ce drame ? Parce que cette mise à jour doit être maîtrisée si vous souhaitez éviter plusieurs problèmes .
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Plan de l'article
1. Votre tableau croisé dynamique n’inclut pas toutes les données
Lorsque vous créez votre tableau croisé dynamique, l’une des premières étapes consiste à sélectionner la base de données que vous souhaitez analyser. À ce stade, vous déterminez la plage de cellules dans laquelle se trouve votre base de données. Vous vous basez ensuite sur une portée fixe. Mais lorsque vous prenez une nouvelle base, que vous restez à la place de la première ou que vous souhaitez simplement ajouter des lignes, même si vous actualisez votre graphique, les chiffres ne changent pas ou peu.
Lors de la mise à jour des données, il est important de s’assurer que la plage des données source est cohérente avec votre actualisation . Une fois dans votre tableau croisé dynamique, le ruban change et deux nouveaux onglets dédiés aux puzzles de pivot apparaissent. Dans la première, vous disposez d’un bouton pour sélectionner les données.
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En cliquant sur ce bouton, vous verrez la sélection de votre base de données. C’est à vous de le modifier pour qu’il s’adapte à toute la plage de cellules que vous venez de modifier.
2. Modification des en-têtes
Votre base de données de départ a été conçue avec les en-têtes nécessaires pour nommer les champs. Ce sont les champs que vous avez sélectionnés pour créer votre tableau et, si vous n’y faites pas attention, vous pouvez modifier la structure de votre tableau.
En effet, il y a deux risques lorsque mise à jour de votre base de données : perte d’un en-tête et modification de son nom . Dans le premier cas, vous ne pourrez plus actualiser votre table et un message d’erreur s’affichera pour vous informer qu’un champ est manquant. Vous devrez ensuite vérifier quel en-tête est absent de votre base de données. Assurez-vous également que vous n’avez pas inséré de colonne vide au milieu de la plage de cellules de votre base de données.
Dans le second cas, lorsque vous actualisez la table, le champ qui aura été renommé est supprimé de la table, avec la modification de votre format, etc… Dans ce cas, il n’y a qu’une seule solution : replacer ce champ dans votre table où il se trouvait, en prenant soin ou non de le renommer comme à l’origine.
Une astuce que j’utilise souvent consiste à coller la nouvelle base de données avec ses propres en-têtes sous celui déjà utilisé au début. Je vérifie donc la cohérence des données, le nombre de colonnes, etc… et une fois cela la vérification est terminée, je supprime la deuxième ligne d’en-têtes.
3. Le format des données dans une colonne
Lorsque vous écrasez une base de données entière, ce risque est moindre (bien que…) mais si vous ajoutez des lignes à votre base de données existante, cela se produit plus fréquemment : deux formats de données différents dans la même colonne .
Inoffensif ? Pas tant que ça. Par exemple, des données telles que 75000 (code postal si célèbre) peuvent apparaître sous forme numérique mais également, selon les sources de vos données, sous forme de texte dans Excel. La conséquence est que le tableau ne regroupera pas toutes les données sur une seule ligne, mais créera deux lignes différentes car, pour cela, il y aura deux 75 000 (un numérique et un texte).
La solution à ce problème consiste à s’assurer que vos données ont un format compatible avec votre table d’origine et, si ce n’est pas le cas, à convertir le fichier les cellules que vous avez ajoutées au format approprié.
4. La place prise par votre tableau croisé dynamique
Votre carte s’intègre dans un environnement bien défini. Vous l’avez entouré d’autres tableaux, de données de recherche supplémentaires ou de formules spécifiques. Mais comme son nom l’indique, la table est dynamique… elle s’adapte à vos données et se développe, se rétracte .
Ainsi, parfois, lorsqu’il doit s’étendre un peu plus que prévu, Excel vous envoie une demande pour savoir s’il peut écraser les cellules pour étendre le tableau. Si vous êtes d’accord, vous verrez vos éléments autour d’être dévorés par votre table croisée. Il faut donc reprendre votre travail pour formater votre rendu tel que vous le connaissiez.
La solution ici est de refuser cette extension . Si vous… ne vous inquiétez pas, vous allez juste préparer le terrain. Tout d’abord, regardez votre tableau. Il s’est étendu aux limites que vous autorisé et reste… incomplet. Adaptez ensuite votre environnement. Prenez une certaine marge de manouvre pour augmenter l’espace nécessaire en ajoutant plus de lignes (ou de colonnes) que nécessaire et actualisez à nouveau votre tableau. Ensuite, vous supprimerez l’espace supplémentaire. Votre photo est alors terminée.
5. Filtres dans les tableaux croisés dynamiques
Lors de la présentation des chiffres dans votre premier tableau, vous avez dû filtrer certaines données, le plus souvent en excluant certains critères (dates, villes, etc…). Vous ajoutez des données supplémentaires, mais lors de l’actualisation, vous ne voyez rien de nouveau .
Le problème est que certains de vos filtres doivent être revus et que vous devrez vérifier ces filtres, les nouveaux critères qui n’ont pas été validés. Ce point est assez simple, mais sans benchmarks ou moyens de vérifier vos résultats, vous risquez de passer à côté d’un résumé.
6. Cache de tableau croisé dynamique
Vous ne pouvez pas Je le sais, mais les tableaux croisés dynamiques utilisent leur propre mémoire « cache ». Parfois, cette mémoire est « bloquée » et la table affiche des données qu’elle ne devrait pas (par exemple, des valeurs qui ont été supprimées) même après l’actualisation. Cela peut être très pénible car parfois les données incorrectes « restent » dans la table même si vous fermez et ouvrez à nouveau le fichier.
Mais ne paniquez pas, une solution existe ! => Nettoyer le « cache » des tableaux croisés dynamiques
CONCLUSION
Vous trouverez ici une liste non exhaustive des problèmes qui surviennent dans la vie d’un tableau croisé dynamique. Ce sont les plus fréquents . Mais vous devrez probablement traiter d’autres points. L’essentiel sera alors de comprendre ce qui constitue votre erreur et d’essayer de trouver la solution… ou obtenir de l’aide…
