Selon la dernière étude Mitel, les entreprises françaises pourraient économiser plus de 6 200€ par employé chaque année en modernisant leurs outils de communication et de collaboration.
Menée par Vanson Bourne, KelCor et Mitel auprès de 2 500 professionnels répartis dans cinq pays, dont la France, l’enquête « Labour productivity survey and communication technologies » offre un regard neuf sur la façon dont les outils de communication d’entreprise influent sur la productivité et la rentabilité. Les chiffres parlent d’eux-mêmes : près de la moitié des salariés français interrogés (49 %, légèrement en retrait par rapport à la moyenne internationale de 54 %) consacre plus de la moitié de son temps à communiquer ou à collaborer. Pourtant, selon eux, près de 11 % de leur journée de travail se dissipent en échanges inefficaces. Ce gaspillage de temps pèse lourd : il représente une perte estimée à 6 200€ par salarié chaque année. Et ce n’est pas fini : une part significative des répondants juge les fonctionnalités de leurs outils actuels carrément décevantes.
Sans surprise, le trio de tête reste inchangé : e-mail, téléphone, face-à-face se partagent la quasi-totalité des usages, avec plus de 96 % des répondants qui continuent à s’appuyer sur eux au quotidien.
Voici un aperçu des méthodes de communication les plus utilisées et de celles perçues comme les plus efficaces à l’échelle internationale.
E-mail et téléphone, toujours bien ancrés
Beaucoup l’avaient annoncé dépassé, mais il reste tenace : l’e-mail demeure le canal de prédilection pour 30 % des employés français. Et la tendance ne semble pas près de s’inverser : seuls 8 % anticipent une baisse de son usage d’ici cinq ans. À l’opposé, le contact direct en face-à-face est jugé le plus efficace par 61 % des Français interrogés, à condition qu’il prenne la forme d’une vraie rencontre physique. Mais ce n’est pas gagné : une minorité seulement envisage d’accorder plus de place à ce mode d’échange dans les années à venir. Autre point marquant, la vidéoconférence s’impose peu à peu : 32 % des sondés la placent parmi les cinq méthodes les plus efficaces. Pourtant, la pratique reste très limitée : dans l’ensemble des pays étudiés, la vidéo ne représente qu’à peine 1 % des usages.
Répartition par pays des modes de communication les plus adoptés.
Chat et vidéo : le grand écart entre potentiel et adoption
Le constat étonne encore : peu d’enthousiasme pour le chat, les espaces collaboratifs, la vidéo ou les réseaux sociaux d’entreprise. Cette relative frilosité se lit en creux dans une autre statistique du rapport : seule une minorité s’inquiète de la qualité ou du manque de fonctionnalités de leurs outils. Pour la majorité des salariés français (47 %), le problème ne vient pas tant de la technologie que de la façon dont elle est introduite en interne : absence de réflexion, formation trop brusque, manque de leadership. L’exemple de Slack ou Teams est parlant : sans vraie préparation et accompagnement, ces outils peinent à s’imposer et suscitent parfois une résistance tenace. Près d’un quart des managers interrogés l’admettent, cette défiance envers les nouveaux médias tient souvent à la peur du changement. Le rapport insiste sur la nécessité de définir clairement les objectifs, de planifier les déploiements et d’accompagner les équipes. Lorsque chacun comprend l’utilité d’un outil, l’adhésion suit presque toujours.
Quelques causes concrètes qui freinent l’efficacité des échanges au sein des organisations.
Ce qui motive à rester optimiste
Il y a pourtant des raisons d’espérer : lorsque l’entreprise se donne les moyens de former et d’impliquer ses collaborateurs, les bénéfices des nouveaux outils de communication se font rapidement sentir. En France, 69 % des salariés estiment qu’une meilleure panoplie d’outils améliorerait leur productivité personnelle. Et ils ne se font aucune illusion sur les conséquences d’une communication défaillante : 84 % des personnes interrogées peuvent nommer au moins un effet préjudiciable pour leur entreprise, qu’il s’agisse de retards, d’erreurs ou d’un climat de travail dégradé.
Les impacts concrets d’une mauvaise circulation de l’information sont bien identifiés par les salariés.
Autre donnée qui interpelle : près de la moitié des répondants aspirent à moins de réunions et de conférences téléphoniques. Et quand une réunion s’impose, ils veulent qu’elle soit utile, bien cadrée, productive. Le rapport souligne que disposer d’outils harmonisés permettrait à 40 % des sondés d’être plus efficaces, et à 18 % de voir leur propre productivité progresser. Bref, la cohérence dans le choix et l’usage des technologies, à l’échelle de toute l’organisation, offre une clé pour révéler tout le potentiel de ces solutions, en France comme ailleurs.
Illustration des gains de productivité envisageables grâce à une meilleure collaboration.
Générations : des écarts moins profonds que prévu
On affirme souvent que les jeunes générations adoptent plus vite les nouveaux outils de communication. L’enquête tempère ce cliché : certes, les plus jeunes manifestent plus d’appétit pour les chats et les espaces collaboratifs, mais l’écart avec leurs aînés n’est pas si flagrant. Les divergences existent, mais ce sont finalement les points communs qui dominent.
Comparatif des usages des outils de communication selon l’âge des collaborateurs.
Au bout du compte, le rapport rappelle une réalité trop souvent négligée : la façon dont une entreprise communique, tant sur le plan technique que culturel, façonne durablement la qualité de vie au travail et la performance collective. On peut regretter que l’enquête ne se penche pas davantage sur les innovations qui promettent de bouleverser prochainement notre façon d’échanger : assistants vocaux, réalité mixte, avatars holographiques déjà à l’œuvre dans certains outils (comme Dynamics 365 et Hololens), ou encore l’intégration de la géolocalisation et des graphes de connaissances dans les solutions collaboratives.
Source : Mitel, Rapport sur la productivité en milieu de travail et les technologies de communication
