Quelle suite Office acheter ?

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Sur quels critères choisir une suite bureautique ?

Quelles sont les suites les plus utilisées dans business, et pourquoi ?

A lire en complément : C'est quoi un audit ?

Quelles sont les suites les mieux adaptées à différents profils (individus, VSE, étudiants et enseignants) ?

Quelle est la valeur des solutions gratuites ?

A lire aussi : Comment associer un appareil Android à un compte Google ?

C’est à toutes ces questions que j’essaie de répondre dans ce dossier spécial. Nous espérons que cela vous aidera à mieux comprendre ce qui est en jeu, et des choix éclairés, qu’ils soient personnels ou professionnels.

Les critères de sélection d’une suite bureautique

Voici les critères généraux qui guideront généralement la choix d’une suite bureautique :

  • Portée fonctionnelle (applications et fonctionnalités)
  • Les types d’applications proposées (ordinateur de bureau, mobile, web)
  • Intégration dans l’environnement logiciel (système d’exploitation et autres logiciels)
  • La possibilité pour l’éditeur de faire évoluer son
  • La facilité de déploiement et
  • maintenance

  • La facilité d’utilisation
  • Le prix
  • suivant les normes prises en charge (ODF, OOXML, SVG, Mathématiques (ML…)

Bien sûr, les critères de choix d’une suite bureautique sont très différents pour une entreprise et pour un particulier. Mais ils varient également considérablement entre les différents profils d’entreprise et d’entreprise individus.

C’est pourquoi, dans la suite de cet article, je vais discuter choix possibles en fonction des profils d’utilisateurs.

Dans les entreprises, le cloud devient essentiel

Pour continuer à croître tout en restant efficace, un l’entreprise ou l’organisation (particulièrement grande) doit répondre à 5 Problèmes majeurs :

  • Collaboration : travail en équipe, partage de documents et de contenus multimédias, réunion à distance entre des sites distants ou avec des clients…
  • Mobilité : travail à distance, en déplacement, sur différents appareils, connecté ou hors ligne…
  • Sécurité : gestion de l’authentification dans plusieurs environnements, des droits d’accès, de la protection contre les attaques externes, sauvegarde et protection des données…
  • Scaling (évolutivité) : pouvoir adapter facilement les dimensions de l’infrastructure face à l’évolution du nombre d’employés et de clients
  • Disponibilité : garantir la disponibilité la plus élevée possible des services

Configurer, gérer et mettre à l’échelle un infrastructure matérielle et logicielle pour répondre à ces besoins des ressources techniques et financières considérables. C’est pourquoi les entreprises se tournent de plus en plus vers les solutions cloud. Les géants de Web comme Google, Amazon et Microsoft, ont en effet les moyens de gérer en grande partie ces problèmes à leur place.

Le cloud permet d’utiliser de plus en plus d’applications web. Mais cela ne signifie pas qu’il faut abandonner les applications de bureau. Ils doivent simplement être intégrés dans l’environnement Web.

Les chiffres du cloud

Fil 19 raconte une étude très intéressante réalisée en 2018 par Bitglass, un Silicon entreprise

Vallée

Bitglass a analysé les domaines de messagerie de 135 000 organisations à travers le monde pour mesurer leur utilisation principales solutions de productivité (les suites bureautiques sont l’une d’entre elles) dans le cloud.

Dans l’ensemble, voici tout d’abord l’évolution du taux adoption du service cloud :

Taux d’adoption des services cloud dans les entreprises et les organisations Les entreprises adoptent donc massivement des services cloud.

Les suites bureautiques au sens large sont au cœur des solutions cloud.

Suites bureautiques dans le cloud

Les principales suites bureautiques sont désormais toutes présentes sur le cloud. Certains éditeurs proposent également de nombreux services cloud qui complètent les applications de base. C’est le cas de Microsoft et Google, mais aussi d’OnlyOffice.

Google a même fait le pari avec G Suite , de n’offrir que des applications et des services Web (et non des logiciels de bureau).

OnlyOffice propose une solution cloud hébergée par Amazon (AWS) ou OVH Cloud si vous préférez que vos données restent en France.

Clouds privés

Comme nous l’avons vu, une solution cloud permet à une entreprise de déléguer complètement la gestion de l’infrastructure matérielle et logicielle à un géant du Web, dont c’est la spécialité.

Toutefois, certaines entreprises préfèrent garder le contrôle de leur infrastructure et de leurs données. Ils implémentent ensuite un cloud privé sur leurs propres serveurs.

Pour ce faire, ils peuvent se tourner vers des solutions gratuites telles que OnlyOffice et LibreOffice Online. Ils doivent ensuite les intégrer à un serveur qui fournit des services de stockage et d’authentification en ligne, comme expliqué sur cette page.

Les applications Web remplacent-elles les applications de bureau ?

Le développement des applications web est tel que nous pouvons légitimement nous poser la question. De plus, Google ne propose aucune application de bureau… OnlyOffice a choisi de créer une suite de bureau qui n’est qu’un package de ses applications Web.

L’augmentation des vitesses Internet et l’arrivée de nouvelles technologies Web permettent aujourd’hui de réaliser une expérience utilisateur de plus en plus proche de celle des applications locales.

Toutefois, les applications de bureau continuent également d’évoluer. Ils deviennent plus intelligents et offrent des fonctionnalités et une productivité avancées que les applications Web ne peuvent égaler

C’est pourquoi les applications de bureau restent essentielles pour répondre à certains besoins ou contextes. .

En fait, ils utilisent de plus en plus les services Web pour la traduction, les dictionnaires, le téléchargement de modèles, le stockage de documents, etc.

L’un des principaux enjeux d’une bonne coexistence entre le web et le local est la fidélité du rendu des documents dans l’un ou l’autre environnement . En particulier, un document édité localement doit pouvoir s’afficher avec un très bon rendu dans l’application Web. Microsoft et OnlyOffice sont très Bon à ce jeu. OnlyOffice prend parfois l’avantage sur ses concurrents dans certaines situations.

Les 2 principales suites bureautiques en affaires

Le géant 2 domine le marché des solutions de productivité professionnelle : Microsoft 365 (anciennement Office 365) et Google G Suite.

L’étude précédente montre l’évolution de leur adoption par entreprises :

Taux d’adoption d’Office 365 et de G Suite Enterprise

Nous constatons donc qu’en 2018, plus de 56 % des entreprises utilisaient Office 365 et près de 25 % utilisaient G Suite.

Nous pouvons également constater qu’Office 365 a connu une forte croissance, alors que que G Suite a stagné depuis 2016.

Il convient

toutefois de noter que G Suite présente un handicap majeur : par rapport à son concurrent : il ne propose pas d’application de bureau.

Voyons maintenant plus en détail les solutions proposées par Microsoft et Google for Business

Microsoft Office

Microsoft continue de proposer 2 licences modèles :

  • Les versions vintage : Office 2010, 2013, 2016, 2019… plutôt destinées aux PME, et achetées définitivement.
  • Office 365, vendu sous forme d’abonnement par utilisateur et par mois, avec engagement annuel, et disponible en 3 niveaux (Business Essentials, Business, Business Premium).

Office Home et Small Business 2019 comprend le logiciel de bureau suivant pour Windows ou Mac OS :

  • Outlook (courrier électronique et calendrier)
  • Word (traitement de texte)
  • Excel (feuille de calcul)
  • PowerPoint (présentation)
  • OneNote (prise de notes)

… et la licence n’est valable que pour une seule ordinateur.

Office Professional 2019 ajoute les logiciels suivants (pour Windows uniquement)

  • Publisher (création de documents de communication)
  • Access (base de données)

Office 365 inclut le même logiciel que Bureau Professionnel, et ajoute un ou plusieurs éléments en fonction des niveaux suivant :

  • Les versions Web de Word, Excel, PowerPoint, OneNote et Outlook (avec la possibilité de travailler ensemble sur le même document)
  • Services Cloud Outlook, Word, Excel, PowerPoint et OneNote :
  • Versions mobiles pour iOS ou Android

  • Exchange (e-mail et calendrier)
  • OneDrive (stockage et partage en ligne) SharePoint (EDM
  • et intranet)
  • Microsoft Teams (réunions en ligne, chat, planification)
  • Microsoft Bookings (planification et gestion des rendez-vous)
  • Sécurité (contrôle d’accès aux informations, stratégies de mot de passe)

) De plus, chaque utilisateur peut utiliser Office. 365 sur 5 appareils simultanément (ordinateurs, tablettes et smartphones).

Cette page détaille les différences entre Office 2019 et Office 365 pour entreprises.

Bien que cette page vous donne plus d’informations sur les 3 niveaux d’Office 365 pour entreprises.

Au début de 2020, Office 365 était utilisé par plus d’un million d’entreprises dans le monde, dont plus de la moitié aux États-Unis,

selon Statista. Suite G

Rappelons que G Suite ne peut concurrencer Microsoft 365 que dans le cloud, car Google ne propose pas d’application de bureau.

Google classe toutes les applications G Suite en fonction de 4 besoins majeurs :

****Logiciels et services de la suite bureautique 5G Suite Voici une brève description des applications proposées :

  • Connectez
    • Gmail

    • Calendrier (messagerie professionnelle) (planification)

    • Hangouts Chat (équipe sécurisée de messagerie)

    Hangouts Meet (vidéoconférence). Google propose également un kit matériel pour

  • conférence

  • Create
    • Docs (traitement de texte)

    • Feuilles (feuilles de calcul)

    • Formulaires (formulaires)

    • Diapositives (présentations)

    • Sites (site Web Building)

    • App Maker (développement d’applications avec peu de programmation)

    • Keep (gestion notes et tâches)

    Jamboard (tableau blanc numérique collaboratif)

  • Access
    • Drive (stockage et partage de fichiers dans le

    cloud) Cloud Recherche (recherche dans G Suite)

    • Administration du contrôle (gestion des comptes d’utilisateurs et des appareils)

    • Vault (archivage, recherche et exportation d’informations)

  • Appareils mobile (gestion des appareils mobiles)

La plupart sont disponibles sous forme d’applications appareils mobiles pour Android et iOS.

G Suite est proposé en 3 niveaux (Basic, Business et Enterprise) détaillés sur cette page.

Challengers pour le bureau

Les suites Office qui offrent une alternative vraiment crédible à Microsoft Office pour le bureau sont rares.

Voici les 2 principaux :

Bureau WPS

WPS Office, développé par l’éditeur chinois Kingsoft depuis 1988, a enregistré plus de 300 millions d’utilisateurs actifs par mois en 2019 selon cette source. Les particuliers ainsi que les entreprises et les organismes publics.

Il est disponible pour Windows, Mac OS, Linux, Android et iOS. Il propose 4 applications : Writer, Spreadsheets, Presentation et PDF Tools.

Il se décline en 3 niveaux :

  • Basic gratuit pour le grand public
  • Pro sur abonnement annuel, ou en achetant une licence Premium à vie
  • sur un abonnement mensuel ou annuel

Il est compatible avec les formats de documents Microsoft et Google.

Si vous voulez savoir pourquoi je considère cette suite comme la meilleure (et de loin) alternative à Microsoft Office pour le bureau, lisez cet article.

LibreOffice

En 2000, Sun Microsystems a lancé le Projet OpenOffice.org visant à produire une alternative gratuite et gratuite à Microsoft Office. C’est ainsi qu’est né OpenOffice.

Après la sortie de la version 3.3 en 2011, le projet s’est séparé en 2 succursales :

  • Apache OpenOffice, soutenu par Apache
  • LibreOffice Foundation, soutenu par The Document Fundation, mais développé par la communauté

Ces 2 suites bureautiques sont disponibles pour Windows, Mac OS et Linux. Il existe également une application pour Android portant le nom d’Andropen Office (ce nom est amusant, vous ne trouvez pas ? 😉)

OpenOffice et LibreOffice se sont répandus dans les organismes publics (gouvernements, écoles, universités, etc.), car c’est logiciel open source utilisant la norme ODF (Open Document Format). Ils prend également en charge la norme OOXML utilisée par Microsoft Office.

Remarque  : OOXML (Office Open XML) a été créé par Microsoft et est également standardisé.

Intégration d’OpenOffice et LibreOffice logiciel suivant :

  • Writer Calc (
  • tableur)
  • Impress (présentation)
  • Draw (dessin)
  • Math (édition de formules mathématiques)
  • Base (base de données Firebird ou base de données HSQL)
  • Logiciel LibreOffice

De plus, les fonctionnalités de LibreOffice peuvent être étendu par des plugins.

OpenOffice n’est presque plus développé et va disparaître. Pour en savoir plus, consultez cette page.

LibreOffice, quant à lui, continue d’être activement développé par la communauté . Une nouvelle version est publiée tous les 6 mois, en mars et en septembre.

Selon Wikipédia, LibreOffice a enregistré 200 millions d’utilisateurs dans le monde en 2018, dont 25 % étaient des étudiants. Mais je n’ai pas pu trouver de statistiques sur son taux d’adoption par les entreprises et les administrations.

Mon opinion personnelle  : LibreOffice souffre de 2 majeurs des défauts à mon avis : — sa mauvaise compatibilité avec les formats Office — son ergonomie grossière qui le rend beaucoup moins productif que ses concurrents.

Leurs limites

LibreOffice et WPS Office ne couvrent pas tous les besoins des entreprises. Par exemple, ils ne comprennent pas la messagerie, le calendrier, le logiciel de réunion en ligne… Ils doivent donc être complétés par d’autres logiciels libres ou payants, avec une intégration de l’ensemble qui sera certainement moins bonne que dans une suite logicielle du même éditeur (liens entre applications, préservation des formats lors du copier/coller… etc.).

Challengers pour le Web

Les suites bureautiques sur le Web sont parfois accompagnées d’applications de collaboration, de gestion de projet, de CRM, etc.

Cependant, ce n’est pas le cas de WPS Office, qui n’est pas du tout dans la course du web. Ses applications de bureau sont bien disponibles en version Web, mais elles sont encore très peu évoluées et ne sont pas comparables aux tenors du marché.

À mon avis, les sérieux challengers sont Zoho Docs, et surtout OnlyOffice, qui offre de nombreuses fonctionnalités innovantes et totalement gratuites !

La transition d’une suite bureautique à une autre

Le passage d’une suite bureautique dans une grande organisation (par exemple, d’une solution payante à une solution gratuite) peut s’avérer difficile et coûteux. Parce que les facteurs suivants ne doivent pas être sous-estimés :

  • Les coûts d’intégration de la nouvelle suite bureautique dans l’environnement informatique existant
  • Problèmes possibles de qualité et/ou de disponibilité causés par la migration La
  • diminution temporaire de la productivité causée par le changement d’habitudes
  • Le coût de la formation des employés

Suites bureautiques pour particuliers et TPE

Pour les particuliers et les très petites entreprises, le la communication, la collaboration et la mobilité sont généralement des besoins beaucoup moins important que pour les grandes entreprises.

De même, ils n’utilisent pas très peu les fonctionnalités de pointe tels que base de données, publipostage, calculs avancés simulation financière, emprunt… etc. Des outils tels que Access, Power Pivot, un solveur leur est donc de peu d’utilité.

En revanche, les particuliers et les petites entreprises sont très sensibles aux prix (en particulier pour les étudiants) et facilité d’utilisation. Pour ces derniers raisons, ils peuvent se tourner vers des solutions gratuites.

Les solutions gratuites

Voici les principales solutions gratuites :

  • Suite Web Office Online de Microsoft (Word, Excel, PowerPoint, OneNote)
  • Google Docs, Sheets, Slides et Formulaires Applications Web
  • OnlyOffice Web Suite
  • WPS Office et LibreOffice Office Logiciels Office

Solutions payantes

Microsoft est le seul à proposer des solutions payantes réservé aux particuliers et aux TPE, avec Office 2019 et Office 365.

Le contenu de ses offres est décrit sur cette page.

Voici les principales raisons qui peuvent pousser un particulier pour acheter Office 365 ou Office 2019 :

  • Même suite bureautique qu’au travail : une personne qui utilise déjà Office au travail n’aura pas besoin de s’habituer à un autre produit. Elle pourra immédiatement profiter du savoir-faire et de la productivité acquis au sein
  • d’une entreprise. Un atout sur son CV : un employeur appréciera davantage un CV qui mentionne la maîtrise de la suite bureautique utilisée dans son entreprise. Cependant, comme nous l’avons vu, Office est de loin la suite la plus utilisée dans les entreprises. Ce critère est même décisif dans certains domaines tels que la comptabilité, le secrétariat, l’administration…
  • Facilité d’utilisation : ce point est très subjectif et repose sur ma propre expérience. Word et Excel disposent de deux fonctionnalités qui facilitent grandement la mise en forme des documents : les jeux de styles et les thèmes. En tant qu’utilisateur de Microsoft Office et LibreOffice, je trouve qu’il est beaucoup plus facile de créer des documents avec un formatage soigné et varié avec Office.
  • Acheter à moindre coût : il est facile de trouver de très grosses promotions sur Office 2019 (exemple : une licence pour moins de 15€ !) et des promotions intéressantes sur l’abonnement Office 365 (-25 %).

Les avantages d’Office 365

Office 365 apporte des avantages supplémentaires suivant par rapport à Office 2019 :

  • En version familiale, l’abonnement peut être utilisé par 6 personnes. Chacun d’entre eux peut installer Office sur tous ses appareils et se connecter à 5 appareils en même temps
  • .

  • Chaque personne dispose de 1 To de stockage gratuit sur OneDrive
  • Fonctionnalités supplémentaires de OneNote (plus de détails ici) et Sway
  • Continuously disposent de nouvelles fonctionnalités logicielles. Il n’est pas nécessaire d’attendre 3 ans pour qu’une nouvelle version soit publiée. Office 365 est toujours au premier plan.

En mars 2020, Office 365 comptait 258 millions d’utilisateurs mensuels (rappelez-vous que l’abonnement est mensuel ou annuel).

selon les professionnels de l’informatique Office 365 Solutions pour étudiants et enseignants

Ce que nous avons vu dans le chapitre précédent pour privé Les particuliers et la FEP s’appliquent également aux étudiants et aux enseignants.

Toutefois, Microsoft a également développé une offre qui s’adresse spécifiquement à eux, en particulier pour répondre aux besoins des collaboration entre les enseignants et les étudiants.

Bien que WPS propose gratuitement son niveau Pro pour enseignants et étudiants.

Dans tous les cas, un abonnement doit être souscrit par école.

Les étudiants et les enseignants peuvent alors profiter de outils gratuits à la maison

Voyons quels abonnements sont proposés.

Office 365 Éducation

Office 365 Education propose 3 plans d’abonnement à l’établissement :

A1 : formule 100% gratuite, qui donne accès à Application Web Office Online (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote) et les services cloud suivants pour l’établissement :

Logiciels et services inclus dans Office 365 Éducation Voici une brève description de ces services :

  • Exchange est le serveur de messagerie et de calendrier pour l’établissement
  • OneDrive est l’espace de stockage et de partage en ligne
  • SharePoint est un outil de création d’EDM (gestion électronique de documents) et d’intranet
  • .

  • Microsoft Teams est une plateforme collaborative pour le travail d’équipe (réunions en ligne, chat, planification). Il s’agit en fait du successeur de Skype for Business
  • .

  • Sway est un outil de présentation de contenu sur tous les types d’écrans
  • .

  • Forms vous permet de créer des enquêtes, des questionnaires et des enquêtes, et de collecter des résultats dans Excel
  • Stream vous permet de partager du contenu vidéo au sein de l’institution
  • Flow vous permet de créer des flux de travail automatisé entre applications et services pour recevoir des notifications, synchroniser des fichiers, collecter des données, etc.
  • PowerApps facilite la création d’applications
  • School Data Sync est un outil de synchronisation des données scolaires
  • Yammer est un réseau social d’entreprise

En plus des services décrits ci-dessus, il existe des certaines fonctionnalités de OneNote qui facilitent la collaboration entre enseignants et étudiants. Ils sont décrits sur cette page.

A3  : formule donnant accès en plus des versions de bureau de ce logiciel, Publisher, Access et le service Bookings (planification et gestion des rendez-vous)

A5 : formule donnant un accès supplémentaire au service Power BI, gestion intelligente de la sécurité et conformité avancée.

Pour voir tous les détails et les prix de ces forfaits, consultez cette page.

WPS Office Premium

WPS Office Premium offre les avantages suivants :

  • Fonctionnalités avancées de Writer, Presentation et Spreadsheets
  • Outils de conversion de PDF en Word et de fusion/séparation de documents PDF
  • Modèles en ligne pour tous les types de documents
  • Chaque utilisateur peut installer la suite sur un maximum de 9 appareils (3 PC et 6 mobiles)
  • Un 20 Go gratuit en ligne

rangement Dans

synthèse

Avez-vous vu que la suite bureautique est au cœur de l’entreprise ? d’une entreprise/organisation. Son choix doit donc être soigneusement réfléchi, car déterminant et très engageant pour l’avenir.

Un particulier ou une petite entreprise aura plus de facilité à changer si nécessaire. Bien que les solutions gratuites soient tentantes, le prix n’est pas le seul critère à prendre en compte.

Si ce fichier vous a été utile, il le sera probablement aussi pour vos collègues ou amis, alors n’hésitez pas à les partager. Cela m’encouragera également de continuer à faire ce genre de synthèse, qui nécessite du travail C’est très important.

Enfin, j’aimerais savoir : quelle suite bureautique utilisez-vous et qu’est-ce qui a guidé votre choix ? Dites-moi tout commentaire.